Для владельцев малого бизнеса

 Бизнес поездки и расходы на них

Расходы на бизнес поездки являются одной из статей расходов, допущенных к списанию про оформлении ежегодной налоговой декларации. Но, как обычно, есть ряд правил и требований, которые необходимо помнить и соблюдать, особенно если Вы совмещаете бизнес поездку с поездкой личной.

1.             Цель поездки: поездка должна быть связана непосредственно с Вашим бизнесом, например, семинар, конгресс или курсы по тематике Вашего бизнеса.

2.             Бизнес встречи: должны быть запланированы ДО отъезда (особенно важно, если нет никаких семинаров, курсов и т.п.). У вас должны быть доказательства о предварительной договоренности по хотя бы одной встрече, такие как: переписка, зафиксированные даты встреч, имена, адреса или рекламные объявления, по которым Вы нашли потенциального бизнес-партнера. Это очень важно для того, чтобы при необходимости убедить налоговую в том, что это путешествие было предпринято не для отдыха, а для бизнеса.

3.             Планирование и распределение бизнес мероприятий: спланируйте бизнес мероприятия так, чтобы большинство дней поездки были бизнес днями. Например: вылетаете утром в четверг, планируете встречу на пятницу, затем на понедельник. Бизнес дни – четверг (полет), пятница (встреча или семинар), суббота, воскресенье, понедельник (встреча) и вторник (полет). Итого – 6 бизнес дней. 

При наличии подтверждающей документации списываются все расходы, связанные с поездкой, такие как: транспорт, проживание, питание, билеты и т.п. Например, вы можете дополнительно отдыхать еще 5 дней за свой счет, не потеряв при этом права на списание расходов на транспорт, т.к  расходы на транспорт списываются полностью, если больше половины дней поездки были бизнес днями. Но, к сожалению, расходы на проживание, питание и пр. учитываются только за 6 дней, не за все 11. Также не списываются билет и питание на детей и супругу(а). Конечно, возможны исключения, например, если Ваша супруга  работает в вашем бизнесе, и Вы сможете доказать, что ее поездка также была необходима. Так что при правильном планировании Ваши бизнес поездки могут обойтись Вам значительно дешевле!

Расходы на домашний офис

Расходы на домашний офис списываются при соблюдении следующих условий:

·        Если данная часть дома/квартиры регулярно используется ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО для бизнеса (встречи с клиентами, работа с документами, хранение товара, образцов и пр.) Если Ваш офис используется и для других целей, то расходы на него списанию не подлежат. Сделайте фотографию , на которой будет видно, что это – рабочее помещение.

·        У Вас нет другого основного места работы в этом бизнесе, и Ваш дом является основным местом работы. Например, юрист имеет офис в городе и рабочий кабинет дома. Кабинет списанию не подлежит.

Если Ваша ситуация подходит под эти правила, для расчета списания необходима следующая информация:

·        Общая площадь дома

·        Площадь домашнего оффиса

·        Общая сумма расходов на коммунальные услуги за год

·        Расходы на ипотечную ссуду или арендные платежи за год (Mortgage /Rent)

·        Налог на недвижимое имущество (Property taxes)

·        Допoлнительные расходы – если имеются

Расходы на автотранспорт

Существует 2 варианта списаний расходов на автотранспорт: по факту или по милям. Для машин в стопроцентном бизнеспользовании подходит метод списаний по факту. Необходимо собирать абсолютно все квитанции по покупке, обслуживанию машины и бензину, т.к. все списания по факту должны подтверждаться квитанциями. Необходимо также иметь доказательство того, что транспорт используется в бизнес целях. Грузовики, машины, оборудованные специально под бизнес (т.е. те, которые вряд ли будут использоваться в личных целях), подходят под это правило на 100%. Для доказательства проще всего сделать фотографию. Обратите внимание, что наличие рекламы Вашего бизнеса на автомобиле не является полноценным доказательством использования автомобиля только для бизнес поездок.

Правила для легковых машин – особые. Если машина используется и в бизнес, и в личных целях, нужно иметь подтверждение на списываемую в бизнес целях часть.Если у Вас одна машина, то доказать, что она на 100% используется в бизнес-целях практически невозможно. Для подтверждения процента использования машины в бизнес-целях необходим так называемый “log ” (журнал), в котором указываются наезженные мили, цель поездки, дата, показания одометра.

При списании по факту вычисляется процент бизнес использования, затем рассчитывается общая сумма расходов (по категориям), и списывается только тот процент, который используется на бизнес.

При списании по милям подбивается итог - сколько миль наезжено за год. Ежегодно налоговая инспекция устанавливает норматив списания за милю.